Férový tendr je tendr, který je potřebný. Ne vždy je třeba v případě nespokojenosti hned měnit celý (zapracovaný a zkušený) agenturní tým. Někdy stačí vyměnit např. člověka, který zpomaluje spolupráci (ať už na straně agentury či klienta), procesní postup či způsob komunikace. Tendr by měl být vždy až krajním řešením.
Férový tendr se nevypisuje, pokud už má klient svou agenturu, kterou nechce v podstatě měnit.
Férový není tendr pro sběr nápadů, tendr za účelem snižování ceny ani častý ověřovací tendr (méně než 2 roky spolupráce).
Proč?
Tendry jsou drahou záležitostí pro agentury i pro zadavatele. Agentury musí zaplatit zdroje a lidi, kteří na výběrových řízeních pracují. Velké množství tendrů a časté tendrování tak přirozeně zdražuje hodinové sazby všech agentur.
Měnit už zapracovaný tým je drahé a riskantní. Poptáváním dalších agentur se zvyšují interní náklady zadavatele (nové briefování, zaučování, zpracování výstupů apod.).
Rozjezd spolupráce s novou agenturou obvykle znamená zvýšení časové dotace na spolupráci a zvýšení nákladů klienta a dost často také časové prodlevy v naplánovaných aktivitách.
Nejistota zisku dalších zakázek na značce (nebo hrozba tendrů) neumožňuje agentuře držet si na takovém klientovi stabilní tým a je silně demotivující.
zásada č. 2
Rozumný počet agentur
Férový je takový tendr, kde klient zve do strategicko-kreativní fáze maximálně 5 agentur (zadání již obsahuje požadavky na strategické nebo kreativní výstupy).
Pokud si zadavatel potřebuje udělat přehled na trhu a pozvat více subjektů, připraví první kolo jako stručnou prezentaci credentials včetně „chemistry meetingu“ (kde je možné, aby se klient a agentura krátce poznali osobně). Na základě těchto prezentací/setkání zúží počet agentur, které budou soutěžit mezi sebou prezentací strategických či kreativních výstupů na výše zmíněných až 5 agentur.
Pro zadavatele férového tendru není problém oznámit účastníkům jména pozvaných agentur.
Proč?
Žádat 10 nebo 15 agentur o plné strategické a kreativní prezentace je nehorázné plýtvání agenturními i klientskými zdroji.
Vyslechnout velké množství prezentací je pro klienta velmi časově náročné. Na konci se klient stejně rozhoduje mezi 2 až 3 řešeními a ostatním nevěnuje plnou pozornost. Už z prvního „seznamovacího“ kola je přitom zřejmé, které agenturní týmy si se zadáním porozumí, a které by byly do druhého kola vyzvány zbytečně.
Pravděpodobnost úspěšnosti s velkým počtem účastníků tendru klesá a tím klesá i motivace zúčastněných agentur. Zadavatel tak nikdy nedostane top řešení – kvantita v tomto případě nikdy neznamená kvalitu.
Jakmile agentury vědí, proti komu mají v tendru stát, mohou se lépe rozhodnout, zda do tendru půjdou, případně jakou strategii a kreativu nabídnout, aby zaujaly. Zadavatel tak od namotivovaných agentur získá širší spektrum možných řešení a opět lepší výstup.
zásada č. 3
Rozpočet není tajný
Férový tendr má v zadání jasně daný rozpočet nebo alespoň hrubý rozpočet, ve kterém by se chtěl klient pohybovat.
V případě obchodních zadání (např. generování objednávek) jsou přesně definovány obchodní podmínky (např. marže za prodaný produkt).
Ze zadání musí být jasné, zda rozpočet zahrnuje prostředky na média a kolik tato část činí, případně, zda je na agentuře, aby výši navrhla.
Pro rychlejší porovnání nabídek pomůže vytvoření konkrétní šablony rozpočtu, kterou agentury použijí místo svých vlastních šablon.
Fixní cena je možná pouze pro přesně specifikovaný rozsah prací.
Proč?
Návrh strategie a kreativních řešení je vždy ovlivněn rozpočtem; neomezený rozpočet nemá žádný zadavatel.
Zadavateli se velmi obtížně porovnávají návrhy s diametrálně odlišnými rozpočty a jinými koncepty realizace.
Kreativci mohou díky jasnému rozpočtu vymýšlet řešení „na míru“ zadaným mantinelům a neztrácejí čas návrhem konceptů, které pro klienta nejsou dostupné.
zásada č. 4
Dostatek času a jasný timing
Každý férový tendr má jasně nastavený harmonogram a počet kol výběrového řízení.
Na strategicko-kreativní výstup jsou třeba od zadání do prezentace minimálně 4 týdny.
Zadání férového tendru obsahuje časový harmonogram samotného projektu/kampaně, která je předmětem tendru, resp. její důležité milníky (přípravná fáze, spuštění, atd.).
Dobrou strategii nebo kreativní řešení není možné udělat „přes noc“. Nepomůže ani alokování více zdrojů, je to lineární proces řady aktivit (výzkum, briefing, atd.).
Časový rozpis realizace projektu ovlivňuje strategicko-kreativní výstupy (např. nápad musí být realizovatelný v daném čase).
zásada č. 5
Dostatek příležitostí k setkání týmů
U férového tendru je vždy možný osobní debrief a osobní prezentace strategicko-kreativních výstupů.
Ve férovém tendru reprezentuje agenturu reálný tým, který se v případě získání zakázky nezmění.
Agentura má nárok na osobní zpětnou vazbu na prezentaci.
Odpovědi na otázky agentury nejsou dostupné ostatním agenturám v tendru.
Proč?
Osobní prezentace má pro zadavatele stejný význam jako „chemistry meeting“ – umožní mu seznámit se s týmem a ještě lépe ohodnotit jeho přemýšlení nad zadáním.
Pokud si je zadavatel jistý, že se prezentující tým nezmění, může bez obav brát složení týmu a výsledek případného chemistry meetingu jako jedno z důležitých kritérií při výběru agentury.
Na základě zpětné vazby může agentura upravit a doplnit zpracování zadání a zadavatel tak dostane kvalitnější výstupy.
Zveřejnění otázek agentury je nahlédnutím do jejího know-how.
zásada č. 6
Jasná hodnotící kritéria a zpětná vazba
Každý férový tendr obsahuje přesnou definici konkrétních hodnotících kritérií a určení, jakou váhu mají pro rozhodování.
Příklad:
X % Strategie řešení
Y % Kreativa
Z % Cena
reference / zkušenosti z daného oboru / řešení apod.
Proč?
Zadavatel snadno vybere vítězné řešení.
Výběr je jednoduše obhajitelný.
Agentura získá důležitou zpětnou vazbu i v případě neúspěchu.
zásada č. 7
Účast odpovědných osob
Ze zadání férového tendru je zřejmé, kdo celé výběrové řízení na straně klienta vede a kdo je za něj zodpovědný (jméno kontaktní osoby).
Je jasné, kteří lidé budou o výsledku rozhodovat (komise) – kdo je hlavní „decision maker“ případně „sponzor“ (kdo má hlavní rozhodovací pravomoc).
Agentura může během výběrového řízení komunikovat přímo s „decision makerem“, který je rovněž přítomen u prezentace.
Proč?
Zrušená výběrová řízení, nepřehledná rozhodování o výsledcích nebo neshoda o zadání na straně klienta demotivují všechny agentury ať už se jedná o aktuální tendr nebo možnou budoucí spolupráci.
V mnoha případech může jen ten, kdo má rozhodovací pravomoc, dát relevantní odpovědi na klíčové otázky.
zásada č. 8
Nezatěžujme se zbytečnostmi
Férový tendr neobsahuje zbytečné požadavky typu výpis z obchodního rejstříku, potvrzení o bezdlužnosti, výpis s rejstříku trestů apod., pokud to není nezbytně nutné (např. kvůli právnímu oddělení zadavatele).
Proč?
Přílišná a neodůvodněná administrativa demotivuje agentury a zatěžuje jejich kapacity na úkor kvality samotné prezentace.
Kontrola celé řady formálních náležitostí zatěžuje i tým na straně zadavatele.
zásada č. 9
Požadavek exkluzivity není automatický
Není fér trvat na exkluzivitě v okamžiku, kdy zadavatel hledá jen projektové řešení.
V případech, kdy si zadavatel vybírá ze stálého poolu agentur v jakýchsi minitendrech dodavatele pro jednotlivá zadání, je fér požadovat exkluzivitu jen na základě garantovaného objemu práce pro každou z agentur.
PROČ?
V případě projektových řešení musí agentura pro svůj tým průběžně hledat další zakázky. Pokud takový tým nemá být z agentury propuštěn, nic jiného než získat další práci mu ani nezbývá.
Nejste si jisti, jestli při tendrování postupujete efektivně a férově?
Zaujaly Vás Zásady férového tendru a rádi byste se jimi řídili?
Pošlete nám vzor zadávací dokumentace, kterou v současné době při vypisování
tendrů používáte, a my Vám ji do dvou týdnů pošleme zpět s odborným komentářem.
Vaši zadávací dokumentaci posoudí z hlediska Zásad férového tendru profíci
z Asociace komunikačních agentur. V případě dokumentace, která se týká oblasti
digitálních řešení, se jako konzultanti připojí zástupci naší digitální sekce
– Digitální agentury, sekce při AKA.
Akce
K iniciativě Férový tendr budou průběžně probíhat workshopy, diskuse
na konferencích a další aktivity. Veškeré informace budeme zveřejňovat zde,
na webu AKA a na webu Digitálních agentur i na jejich FB.
Chcete, abychom Vám o chystaných akcích poslali info přímo?
Nechte nám tu svůj mail. Nic Vám neunikne. Jakmile budou vypsány nové
termíny, zašleme Vám tuto informaci přímo na Váš e-mail.
Seznam certifikovaných hodnotitelů pro komerční sféru
Řazení podle odborností certifikovaných odborníků AKA
Velmi často se setkáváme s názorem, že Férový tendr.
Férový tendr je od počátku společnou iniciativou agentur a jejich klientů. Abychom se přiblížili ideální podobě tendru, která bude férová pro všechny zúčastněné, je třeba, abychom vzali v úvahu názory a zkušenosti obou stran. Proto jsme v roce 2014 zrealizovali průzkum mezi zadavateli i agenturami. Výsledky najdete zde…